Cara mengajukan
- Isi Formulir Permohonan Penggunaan Ruang Rapat — khusus pegawai (login akun @pu.go.id). Diisi paling lambat 1 (satu) hari kerja sebelum pelaksanaan.
- Pada bagian Kebutuhan Sarana/Fasilitas, centang yang diperlukan: Fasilitas rapat daring (Zoom/Teams), pengeras suara & mikrofon, proyektor/layar, hingga Dokumentasi (foto/video).
- Subbagian Umum dan Tata Usaha mengonfirmasi ketersediaan ruang melalui nomor yang Anda cantumkan; petugas teknis menyiapkan perangkat & tautan rapat.
- Uji coba singkat (audio, video, presentasi) dilakukan sebelum acara dimulai — hadirlah lebih awal bila Anda pemapar utama.
Fasilitas bawaan ruang rapat (Lantai 1 & Lantai 2)
Tiap ruang rapat sudah dilengkapi fasilitas berikut — tidak perlu diminta lagi pada formulir; cukup centang kebutuhan tambahannya saja.
🪑
Meja & kursi
Meja-kursi pimpinan rapat (3 orang) · meja-kursi peserta utama (8) · meja-kursi peserta tambahan (20) — kapasitas ±30 orang.
🖥️
Tampilan & presentasi
Monitor TV 58 inci + PC presenter siap pakai untuk paparan & rapat daring.
🎙️
Audio
Soundsystem ruangan + mikrofon wireless.
❄️
Kenyamanan
AC standing di tiap ruangan.
Yang kami siapkan
🔗
Tautan rapat Microsoft Teams
Pembuatan & pengujian tautan rapat daring memakai akun kedinasan M365, termasuk pengaturan ruang tunggu & hak pemapar. Zoom: pendampingan sebagai peserta saja (Balai tidak berlangganan Zoom — rapat daring resmi memakai Teams).
🎙️
Perangkat ruang rapat
Proyektor/layar, pengeras suara, mikrofon, dan kamera untuk rapat hibrida di Lantai 1 & Lantai 2.
🧑💻
Operator saat acara
Pengoperasian selama rapat (admisi peserta, berbagi layar, perekaman) diusahakan mandiri oleh penyelenggara — perangkat & tautan sudah disiapkan dan diuji petugas sebelum acara. Mengingat keterbatasan personil, petugas turun tangan langsung bila kendala tidak dapat diatasi.
📸
Dokumentasi
Foto/video kegiatan dan perekaman rapat daring untuk laporan pelaksanaan — centang Dokumentasi (foto/video) pada formulir.
Ketentuan singkat
- Permohonan diajukan ≥ 1 hari kerja sebelum acara; permintaan mendadak tetap dibantu sesuai ketersediaan petugas & ruang.
- Bila jadwal bentrok, Subbagian Umum dan Tata Usaha menawarkan ruang/waktu pengganti.
- Rapat daring yang diselenggarakan Balai memakai Microsoft Teams (akun kedinasan M365). Untuk Zoom, Balai hanya bergabung sebagai peserta pada rapat pihak lain — tidak menjadi host, karena Balai tidak berlangganan Zoom resmi.
- Rapat yang diselenggarakan pihak pusat (Kementerian/Ditjen Cipta Karya) dengan tautan sendiri (Teams/Zoom) tetap bisa didampingi — sampaikan tautannya kepada petugas.
- Kendala teknis saat rapat berlangsung: hubungi petugas pendamping atau WhatsApp helpdesk.
🚨 Keadaan sangat mendesak (rapat pimpinan segera dimulai & ada kendala): hubungi kami melalui WhatsApp — 🟢 WhatsApp petugas